A escolha da administradora deve ser motivo de muita atenção por parte dos condôminos, sendo imprescindível a verificação das referências da empresa prestadora de serviços e sua competência, assim como os responsáveis a frente da organização pesquisada. A atividade de administração pode ser executada pelo empresário ou por empregados contratados, mas é importante que o administrador possua formação em administração ou direito e conhecimento de engenharia ou assessoramento terceirizado.
Estando aptos a gerir todas essas demandas com as devidas responsabilidades que elas exigem, a regulamentação da profissão de Administrador foi criada em 9 de setembro de 1965, onde estabeleceu-se legalmente a Administração de Condomínios como sendo um dos campos privativos do Administrador Registrado (Regulamento da Lei 4.769/1965 – Campos Conexos – Administração de Condomínios).
A verificação jamais deverá ser exclusivamente pelo menor preço, pois deve-se atentar para os registros da empresa e do responsável técnico junto aos órgãos competentes e conselhos de classe, especificamente neste caso, o Conselho Regional de Administração da respectiva região de atuação.
Administração de condomínios é um negócio que está relacionado à conveniência e comodidade e com a crescente urbanização do Brasil, viver em condomínios horizontais e verticais passou a ser uma tendência natural para otimizar os espaços da malha urbana, mas esta assessoria tornou-se complexa devido a amplitude de problemas que fazem parte da sua rotina diária, recomendamos cuidado na terceirização desses serviços o qual passou a ser uma realidade para minimizar a quantidade de problemas de ordem legal, contábil e fiscal, o que exige maior profissionalização e melhoria na qualidade dos serviços prestados à comunidade.
Uma empresa de administração de condomínios pode se dedicar à administração de condomínios residenciais, comerciais ou industriais.
Serviços envolvidos:
- Constituição de Condomínio;
- Administração de Condomínio;
- Contabilidade de Condomínio;
- Assessoria Jurídica Condominial;
- Auditoria de Condomínio;
- Assessoria no Gerenciamento Condominial;
- Consultoria Administrativa e Financeira;
- Consultoria Tributária, Fiscal, Trabalhista e Contábil.
Serviços específicos:
- Constituição do condomínio – assembleia, atas, registros, etc.;
- Elaboração de previsão orçamentária;
- Cobrança de valores mensais dos condôminos – fixos e extras;
- Emissão de boletos de cobrança para quitação em bancos;
- Manutenção de cadastros dos condôminos;
- Demonstrativo de receitas e despesas para cada unidade do condomínio;
- Administração de pessoal – funcionários ou prestadores de serviços;
- Assessoria para manutenção, reformas e serviços em geral;
- Controle de vencimento de seguros e renovações de apólices;
- Elaboração de relatórios de inadimplentes;
- Representação do Condomínio perante órgãos da administração pública e outras instituições;
- Elaboração da contabilidade do condomínio;
- Pagamentos e recebimentos diversos;
- Organização de assembleias – editais e assessoria geral;
- Emissão de relatórios fiscais, contábeis e de departamento pessoal;
- Assessoria legal para a manutenção da ordem;
- Outros serviços, de acordo com a necessidade dos clientes.
A Administradora deve contar com parcerias nas áreas contábil, financeira e jurídica, pois necessitará de serviços de profissionais competentes nessas áreas, para agregar em suas atividades.
Exigências Legais Específicas
Uma administradora necessita de um contador profissional e deve estar legalizada nos seguintes órgãos:
- Junta Comercial;
- Secretaria da Receita Federal (CNPJ);
- Secretaria Estadual de Fazenda;
- Prefeitura do Município para obter o Alvará de Funcionamento;
- Enquadramento na Entidade Sindical Patronal (empresa ficará obrigada a recolher por ocasião da Constituição e até o dia 31 de janeiro de cada ano a Contribuição Sindical Patronal);
- Cadastro com à Caixa Econômica Federal no sistema “Conectividade Social – INSS/FGTS”.
- Corpo de Bombeiros Militar.
A função de apoio administrativo deve ser direcionada à operacionalização do negócio, como: realização de contratos, produção de regulamentos, convenções de condomínios, produção de relatórios, documentos de cobranças, controles diversos e demais atividades necessárias ao bom andamento do empreendimento.
A quantidade de profissionais deverá atender ao porte de seu empreendimento e dos demais da carteira da empresa terceirizada.
As atividades de assessoria jurídica, contabilidade e administração de pessoal, muitas vezes é novamente terceirizada pela sua contratada, através da contratação de profissionais liberais e empresas especializadas. É uma prática do mercado, mas que poderá lhe trazer dor de cabeça, com relação a tempo e custos.
A administradora deve possuir ou ter parcerias com pessoas com experiência comprovada e com boas referências de mercado, pois a qualidade do atendimento é fator fundamental para o sucesso da parceria que o síndico está contratando.
Outro fator importante é deixar claro que a administradora deverá prestar assessoramento, quanto a Convenção Coletiva do Sindicato dos Trabalhadores nessa área, pois a informação irá balizar seus funcionários e poderá eliminar passivos jurídicos com a mão de obra.
Ao contratar uma administradora, solicite comprovantes de capital de giro, que é o montante de recursos financeiros que a empresa precisa manter para garantir a dinâmica do seu processo de negócio.
Nos tempos atuais, é conveniente que a administradora possua um portal na internet, por onde o síndico possa se comunicar rapidamente com a administradora, ter acesso à posição financeira do condomínio em tempo real, ao andamento de cobranças judiciais, às unidades em atraso, ao resumo da inadimplência nos últimos meses, a acordos com devedores e a todas as contas do condomínio, pagas e a vencer. Também é possível checar os parâmetros de cobrança amigável, o número de parcelas possíveis num acordo e o eventual ajuizamento de ações na Justiça. Já os demais condôminos, assim como o síndico, podem acessar o resumo anual de despesas, balancetes, folha de pagamento, atas de assembleias, circulares, regimento interno, manuais de síndico e zelador, tabela de temporalidade de documentos, notícias, calendário de cursos e respostas às dúvidas mais frequentes sobre o dia-a-dia de um condomínio.
Também faça pesquisa com outros condomínios administrados pela empresa e crie uma política clara e completa, sobre quebra de contrato e multas no caso de fraudes, comissões ou qualquer forma de ganho de receita, que não seja lícita e ética no mercado.
Nossa recomendação é que a administradora crie uma conta vinculada àquela em que está só o dinheiro do seu condomínio, onde o síndico poderá optar por emitir uma procuração à administradora para emitir cheques desta conta ou só o síndico poder os assinar. Nossa recomendação, para minimizar fraudes, é tornar obrigatória a assinatura de ambos para cada cheque emitido.
Não recomendamos o uso de conta pool, que é uma conta geralmente vinculada ao CNPJ da administradora, onde são alocados todos os recursos de todos ou muitos dos condomínios geridos por esse prestador de serviços. Internamente, a administradora gera extratos com uma genuína “conta corrente interna”, entre ela e os condomínios respectivos, individualizando as finanças de cada um, mas as desvantagens estão na falta de domínio do síndico sobre tais recursos e o manuseio por parte do prestador de serviços e, deste modo, não se pode negar que o uso de conta pool cria certa opacidade na gestão da coisa condominial, assim como diversos escândalos que já ocorreram por esta modalidade, como, por exemplo, casos de empresas administradoras que faliram ou fecharam suas portas e muitos condomínios perderam fundos de reserva, de obras, além de sua arrecadação mensal, não pagamentos de tributos devidos durante meses, deixando os condomínios com um rombo contábil a ser preenchido.
