PORTARIA VIRTUAL, ANÁLISES PARA A DECISÃO DE CONTRATAÇÃO
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PORTARIA VIRTUAL, ANÁLISES PARA A DECISÃO DE CONTRATAÇÃO

O sistema de portaria virtual, nasceu com a promessa de diminuir estes investimentos, pois trocaria a mão de obra em período integral de uma função , por um sistema que realizada a distância o mesmo serviço em diversos empreendimento simultaneamente rateando custos diretos.

Muitos em busca de segurança, se mudaram para condomínios nas últimas décadas, e como alguns sabem os custos de mão de obra na maioria dos condomínios representam grande parte do valor investidos, do arrecadado em cotas condominiais.

Passado um período da implantação deste modelo no  Brasil, com o crescimento deste tipo de serviço, vamos realizar uma análise técnica dos pontos fortes e fracos, para que os condomínios que ainda não implantaram possam tomar suas decisões e aqueles que identificarem alguma dificuldade, possam buscar soluções.

Para escrever este artigo, buscamos informações com especialistas em segurança patrimonial, especialistas em sistemas, gestão de dados e segurança de sistemas e síndicos de condomínios, onde alguns estão satisfeitos e outros não, com a sistemática.

 

A importância do projeto

Como projeto, quanto aspecto técnico de controle de informação, acesso, nobreak que que nunca falte energia e sistema sempre operante, no papel o projeto é ótimo, e o custo de implantação rapidamente se paga, ou seja o condomínio terá um ganho na qualidade do trabalho, melhoria no serviço, aumento de segurança, já que a ameaça armada para abertura fica excluída, mas na prática.

Ouvindo quem já possui  sistema implementado, há reclamações de queda de energia, sistema que não funciona, dificuldade de troca de dados, serviços displicentes. E também elogios dos ganhos financeiros e sistemas operantes em grande parte do tempo ou seja o cenário é igualitário do lado bom e ruim.

Mudança cultural

Outro ponto que necessita ser analisado é a adequação dos moradores as novas regras, pois isto é um dos pontos apontados, como inibidores de sucesso, mas que a forma correta, é efetuar uma mudança cultural, e ter a aprovação de todos, antes do início dos trabalhos, e saiba, sempre haverá um ou dois moradores que serão contra, e que podem fomentar o descontentamento a cada não conformidade do sistema, pois elas existem sim.

Por mais bem estruturado que o sistema esteja, assim como um porteiro presente, a portaria virtual sempre terá os seus problemas, ou seja não adianta correr de um sistema pensando que o outro é solução definitiva.

A manutenção ganha mais relevância

Um ponto que necessita ser apreciado, com detalhe, independe do sistema a distância, e a melhor maneira é o plano de manutenção eficiente, pois portões tendem a quebrar ou ter funcionamento paralisado por períodos, por falta de manutenção.

Esta é uma queixa constante do sistema, pois quando ocorrem problemas nos portões a culpa recai sobre a portaria virtual, isto está errado, pois os portões se tiverem manutenção apropriada, dificilmente terão paralisações.

As Manutenção preventiva dos equipamentos deverão estar descritas no contrato de forma clara, onde os itens de segurança sejam verificados periodicamente e ações preventivas e preditivas sejam feitas de modo a garantir o funcionamento ininterrupto por razão de falhas, também que esteja em contrato, quem irá custear estas manutenções.

O tempo de resposta da empresa, ou seja o tempo que a empresa se compromete a fornecer uma pessoa ou uma solução no caso de qualquer problema, como queda de energia, portão quebrado, queda nas conexões de internet, etc. é um dos pontos que na prática, geram muitos conflitos por estarem desalinhadas com o contrato, ou no pior dos casos, nem estarem definidos e neste momento o caos é instaurado.  Portanto exija que esteja em contrato, e monitore os incidentes, como ações de melhoria constante, e não  se esqueça, em feriados, ou no meio do domingo, problemas ocorrem.

Percalços

Com a falta de uma pessoa fisicamente na portaria, o zelador, passa a exercer a função de receber as encomendas, o qual vale um adendo, os números do comércio eletrônico sobem a cada dia, e portanto o número de encomendas que chegam a portaria, também, portanto cuidado para seu zelador, não se torne um ajudante de portaria, sem tempo para exercer suas funções de fato.

Isto por que as entregas em sua maioria são entreguem em apartamentos onde os moradores não estão no horário comercial.

Mas há outra situação, os delivery, onde subtende-se que o morador esteja em casa, e neste caso a boa pratica é avisar para que ele desça para buscar sua encomenda.

 

Empresas e implantação

Atualmente o número de empresas que oferecem esta solução de portaria virtual cresce algumas com promessas que comercialmente podem parecer milagrosas, mas que dificilmente deverão ser atendidas na hora da necessidade. Cuidado com o mercado das soluções baratas, você poderá ter as portas de seu condomínio abertas por má gestão.

Recomendamos que no momento da contratação, não seja tomado como referência somente o menor preço, e que se busque a melhor solução tendo e as  exigências e acordos sejam descritos em contratos, e clausulas de multas por descumprimento detalhadas.

Exija treinamento dos funcionários e as atribuições exatas de cada um neste processo, tanto da empresa contratada, como da equipe interna do condomínio.

Caso não possua conhecimento técnico, contrate um assessoramento para monitorar a contratação, analise do contrato, incumbências e as intervenções nos sistemas, pois poderão comprometer desempenho dos mesmo e até mesmo garantias do edifício.

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About Ronaldo Sá Oliveira

Ronaldo Sá Oliveira
Diretor da RSO ASSESSORIA, especialista em normalização atuando em mais de uma centena de comissões técnicas nos últimos anos, dentre as quais ABNT NBR 14037 – norma de manuais de entrega; ABNT NBR 5674 – norma de gestão da manutenção; ABNT 16280 – norma de reforma (autor do texto base); ABNT NBR 15575 – norma de desempenho etc. Prestador de assessoramento técnico, laudos, pareceres a condomínios e gestão de reformas É assessor técnico de grandes entidades do setor imobiliário, construção e projetos, coordenador técnico de diversos manuais técnicos do setor e colunista de diversos canais voltados a construção e gestão de empreendimentos. whatsapp 11 99578-2550 ronaldo@rsoassessoria.com.br

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