A participação em assembléia e na decisão dos condomínios, no papel parece uma grande oportunidade de contribuir na gestão de seu patrimônio e na qualidade de vida de sua família.
Porém na prática, sempre que irá ocorrer uma é comum os comentários no condomínio de as pessoas não possuem paciência ou tempo para isto, nada muda com estas reuniões, é estressante e por ai vão as desculpas para não participar.
O que muitos esquecem é que a não participação efetiva e colaborativa, permite que outros tomem decisões por você, além de poderem aprovar pautas que podem até não contribuir para os assuntos mais relevantes, por exemplo entre a inspeção predial de um edifício e a troca da decoração do hall de entrada de um edifício, para os leigos e menos informado, as ações que trazem uma melhoria dos locais visíveis, talvez seja mais importante, no entanto ao longo do tempo a desvalorização do imóvel, por não serem tomadas as decisões técnicas certas, serão visíveis trazendo desconforto, desvalorização do patrimônio e consequente descontentamento dos moradores.
Sendo objetivo, cabe ao gestor promover ações que contribuem com a participação, ou seja vamos aplicar o que indicaremos a seguir.
Antes da reunião:
- Melhorar a comunicação por meio de convocações objetivas e clareza na pauta;
- Evite datas especiais, como feriados, dias de jogos de grande relevância etc.;
- Realizar o convite pessoalmente aos condôminos;
- Definir pautas e opções para decisões, de modo a diminuir o tempo das reuniões;
- Monte uma estrutura, para receber os participantes, (água, café, comes e bebes etc.) ambiente amplo e com sistemas de apoio, projetores etc.
- Prepare uma apresentação, com elucidação das necessidade, e fatos a serem analisados, por exemplo se há um dano em uma rede do edifício exponha uma foto do problema, se é uma demanda legal, demonstre da onde vem, ou até mesmo um de nossos artigos da CONDOMÍNIO EM ORDEM;
Durante a reunião
- Promover reuniões curtas com poucos assuntos em pauta;
- Limitar tempos para as discussões, ouvindo e respeitando as opiniões e exigindo respeito ao tempo dos demais;
- Não permitir, tratamento de assuntos fora da pauta, para isto exclua o uso do termo “ assuntos gerais”;
- Coibir e gerir para que não haja conflitos e agressões entre os condôminos, onde ações deste modo haverá punição;
- É recomendado é que a secretária e o presidente assinem o rascunho feito da ata, no final da Assembleia, para que conste que aquela redação foi feita pela secretária(o)sob a assistência do presidente da assembleia. Depois se redige a ata formalmente, com a assinatura da secretária e do presidente da assembleia, para em seguida registrar no cartório e garantir o máximo de transparência no exercício da função;
- Organizar o processo implementado no ato e demonstrar os resultados das deliberações anteriores, durante ou fora da reunião, para que as pessoas entendam que as coisas só estão acontecendo pois houve deliberação;
Após a reunião
- Crie a oportunidade de um momento de confraternização após o ato formal;
- Crie e compartilhe relatórios do andamento das ações definidas.
Um fato que todos conhecem é que as pessoas que não comparecem às assembleias são os que mais reclamam das decisões tomadas pelos presentes, especialmente nos assuntos deliberáveis sem a necessidade de participação de quórum especial.
A mudança cultural enraizada não ocorre do dia para noite, depende de muito esforço, dedicação, constância, disciplina, diálogo e ações assertivas.
Se a reunião sempre for lembrada, como um momento de discussão, não possibilidade de ser ouvido, fome, sede, e não identificação de foi de lá que as ações foram deliberadas, com certeza sempre terá resistência a participação.
Bom agora cabe a todos entenderem que as reuniões são importantes e descritas em lei, e quem não participa vive das vontades dos outros.
